Metodología G-suite: Acaba con tus problemas de productividad

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Metodología G-suite: Acaba con tus problemas de productividad

En este post vamos a hablaros de uno de nuestros principales servicios como agencia por el que nos hemos convertido en empresa implantadora de la metodología G-Suite, y Partner de Google.

Este servicio es la implantación y formación de la plataforma de gestión de empresas de Google: G-Suite. Somos conscientes que “hacerse digital” no empieza por el marketing, si no desde dentro de la propia empresa. Y es por eso que apostamos por instaurar metodologías y procesos de digitalización   con todos nuestros clientes.

Pero vayamos al grano.

¿Necesita mi empresa utilizar G-Suite?

Más allá de campañas en Google Ads o Facebook, en muchas ocasiones nuestros clientes nos piden ayuda para resolver problemas que tienen que ver con el ámbito digital pero en otro sentido, como estos:

  1. El espacio de correo se me llena constantemente.
  2. Tengo problemas informáticos, mis servidores se caen constantemente y pierdo horas de trabajo.
  3. Mi empresa ha crecido muy rápido y no puedo permitirme pagar todas las licencias de programas como Word, Excel, PowerPoint… Y sin embargo son vitales para mi negocio.
  4. Tengo problemas de seguridad en los correos y en los discos duros que compartimos. Cualquiera empleado descontento podría sustraer información.
  5. Pierdo productividad porque cada persona de mi empresa usa sistemas operativos distintos, programas distintos, calendarios distintos… y esto hace que no estemos sincronizados y que el flujo de información interno sea demasiado complejo.
  6. Si pudiera trabajar en línea con mis compañeros el trabajo sería mucho más fino y coordinado, esto nos ahorraría costes y aumentaría la productividad.

¿Te suena?… Si al leerlo te sientes reflejado entonces no pares de leer este artículo, te vamos a explicar las bondades de utilizar G-Suite para que veas en lo que puede cambiar tu vida si usaras la plataforma de Google.

Metodología G-Suite

Lo primero para enfrentarte a este dilema es saber que G-suite no es solo tener un Drive más grande y usar Gmail como servidor de correo…

La metodología G-Suite es un método de trabajo que afectará desde enviar un correo hasta concertar una reunión, pasando por poder trabajar desde cualquier lugar del mundo, en cualquier momento, y con cualquier dispositivo disponible.

¿Suena bien no?

Vamos a explicar ahora cuáles son las posibilidades que te ofrece este sistema de gestión.

Trabajo colaborativo y aumento de la productividad con la metodología G-Suite

Cómo utilizar las herramientas de G Suite para aumentar tu  productividad es un proceso que debe ser configurado, pero luego todo son ventajas. A continuación algunas formas muy interesantes de explotar las herramientas:

Google Drive: Todos los documentos de tu empresa en un mismo lugar, con acceso para quien tú quieras (también se puede limitar el acceso o restringir ciertas funcionalidades, como la de compartir documentos con terceros).

Google Groups: Perfecto para definir los flujos de trabajo creando distintos grupos, podrás replicar el organigrama de tu empresa departamento a departamento para interconectar a las personas que necesitan trabajar juntos.

Google Calendar: Mucho más que un calendario, esta herramienta de Google nos permite sincronizar a toda la empresa. Creando calendarios comunes y particulares que te permitirán conocer la agenda de tu equipo con un solo vistazo. Y además Google te ayudará a programar reuniones basándose en la agenda de todos los invitados y el tiempo de gestión será mínimo. También puedes dar de alta recursos compartidos de la empresa para reservarlos y que no haya solapamientos, tales como: el vehículo de empresa, la sala de reuniones, el equipo de grabación…

HangOuts: Esta aplicación nos permite tener chats instantáneos en grupo o particularmente para comunicarnos con nuestro equipo, además se pueden tener video llamadas con un nivel de calidad muy alto, compartir pantalla en una presentación… Y todo con hasta 25 personas simultáneamente. Se pueden crear salas de reuniones virtuales que se guardan en los calendarios de los invitados automáticamente, lo que hace que entrar y salir de teleconferencias pase de ser un engorro a la cosa más sencilla del mundo.

Suite Documental: Tendrás el equivalente a Word, Excel, PowerPoint y Survey del paquete Office, perfectamente compatible con estos programas sin necesidad de transformar los archivos, y también compatible entre sistema operativo Windows e iOS. Estos archivos se guardan en la nube cada vez que se realiza una modificación, por lo que nunca perderás tu progreso incluso aunque se fuera la luz de todo el edificio y el router dejara de funcionar. Ademas con el control de versiones, puedes ver quien ha modificado el documento, cuando lo hizo, y de qué manera. Por lo que podrás dar marcha atrás sin problema, estas modificaciones pueden ser simultáneas. Hablando de trabajo colaborativo, puedes dejar comentarios y sugerencias citando a miembros del equipo para que todo esté recogido en un documento pero sin alterar la versión impresa.

Ahorro, incremento de la capacidad y seguridad con G Suite

Vale si aún no te has convencido porque crees que estamos pintando todo de color de Rosa, aquí van 4 razones que te va a convencer de instalar G Suite:

  1. El hecho de pasarte a G Suite te dobla el espacio de almacenamiento de cualquier cuenta de Gmail, incluso en su versión más básica. Además con 30 Gb de almacenamiento en su versión standard supera en muchas ocasiones la capacidad de almacenamiento media de otros servicios de correo.
  1. Es más barato, te lo prometemos, hagamos una pequeña “cuenta de la vieja”:
    1. Servidor propio o hosting: uno propio normalito 200€ al mes + 400€ mensuales en personal cualificado. Si lo tienes contratado en un hosting y se te queda corto como para que te estés planteando pasar a G Suite, estamos hablando de mínimo 100€ al mes.
    2. Licencia del paquete office 365 anual para 5 empleados: unos 700€ al año en su versión más básica.
    3. Programa de teleconferencias: como ejemplo ponemos Skype que sería añadir 100€ anuales al plan de Office 365 Empresas.
    4. Programa de gestión documental parecido a G Suite: teniendo en cuenta que estos gestores no son multidispositivo ni se conectan con las demás herramientas: alrededor de 1600€ al año.

Bien, simulemos el coste de un sistema externo contra el coste de G suite mediante el siguiente supuesto:

Una empresa de 5 empleados que usan correos, teleconferencias, editores de documentos como: Word, Excel y PowerPoint; y que deben tener estos documentos almacenados y compartidos.

  • Teniendo cada herramienta por separado, estaríamos hablando de un coste mensual de: 300€
  • Con G Suite estamos hablando de 4,99€ por usuario al mes, de modo que serían: 24,95€

El ahorro es increíble sí, pero es que además G Suite tiene incluidas por ese precio muchas otras cosas:

  1. Gestión automatizada de calendarios.
  2. Interconexión de todas las aplicaciones: puedes poner una reunión para un grupo que genere una sala de reuniones virtual en la que se compartan desde drive los documentos a tratar en la reunión, estos documentos podéis modificarlos a la vez en línea y todos lo tendréis actualizado en vuestro Drive a la vez.
  3. Podéis hacer todo esto desde cualquier dispositivo, todas las aplicaciones de G Suite están pensadas para usarse desde escritorio, móvil o Tablet.

Si aún no te hemos convencido sólo me queda una cosa por decir: Seguridad.

En G Suite tenemos hasta 5 niveles de acceso de usuarios. Podemos restringir y permitir accesos por grupos de usuario, por usuario único, por dominio… Y no solo los accesos también los permisos: podemos hacer que un usuario sea administrador y controle su propio equipo de trabajo. O que sea lector y ni siquiera pueda descargarse los archivos del drive, sólo leerlos en la plataforma.

Implantación de G Suite

Somos conscientes del cambio que supone pasar a este sistema en cualquier empresa, y que todos los empleados adopten la nueva metodología. Por eso Let’s Marketing se ha hecho empresa que aplica la metodología G-Suite.

Es por eso que en nuestra agencia nos hemos especializado en estos dos ‘gaps’ del proceso y lo hemos solucionado creando un servicio pensado para facilitar esta transición:

  1. Implantación: Hacemos un estudio de la mejor manera de implantar la metodología G-Suite en tu negocio y lo hacemos efectivo: Generamos toda tu estructura de empresa en la plataforma y la llenamos con la información que tienes almacenada siguiendo un orden lógico y pensado.
  2. Formación: una vez el sistema está montado os enseñamos a usarlo. Y no nos referimos a usar las herramientas, nos referimos a cuál es el mejor modo de que tu empresa use las distintas herramientas atendiendo a: su modelo de negocio, el organigrama, las necesidades de vuestros clientes o producción, el tiempo que cada usuario puede dedicarle, el nivel de conocimiento informático de cada persona…

¿Cómo lo hacemos? Con nuestra metodología G-Suite en 5 pasos:

Si estás interesado la metodología G-Suite para tu negocio, visita esta página para tener más información y pregúntanos sin compromiso cualquier duda que tengas, incluso podemos ayudarte si quieres instalarlo tú mismo y te has atascado.

Más información aquí

Tania Negrete

Experta en SEO y usabilidad web, conoce perfectamente el ecosistema digital y desarrolla estrategias para desarrollar ecommerce en empresas. Gestiona analytics e implanta Gsuite de Google.

2018-10-01T08:40:33+00:00agosto 23rd, 2018|marketing, News|0 Comments

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