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Planificación de proyectos, ¿qué es y cómo organizarse?

planificar un proyecto

Planificación de proyectos digitales

A la hora de iniciar un proyecto, la planificación de este es de imperiosa necesidad para lograr buenos resultados. Una buena planificación de proyectos se puede definir como programar y estimar el orden de las prioridades y de las tareas a realizar para lograr el objetivo final; en ella se expone todo lo que se hay que hacer y cómo se debe llevar a cabo. 

Muchos de nosotros, en algún punto de nuestra vida, habremos tenido que realizar un proyecto en algún punto de nuestra vida, ya sea escolar, universitario, etc, por lo que, seguramente, tuvimos que establecer un plan para poder llegar a todo y que quede de la mejor manera posible, especialmente si se trata de un proyecto colectivo. Es en estos últimos proyectos donde el fracaso es casi inevitable, muchas veces por culpa de la improvisación, de las prisas y de una carente organización. Las prisas pueden llegar a ser nuestras peores enemigas ya que son las que evitan que reflexionemos bien previamente para saber cómo proceder correctamente. 

¿Qué es un proyecto?

Se puede definir como un proyecto al esfuerzo que se realiza de manera temporal con el objetivo de crear un producto, servicio o resultado único y exclusivo. 

Planificar el proyecto que se va a realizar es fundamental para tener en cuenta todos los factores que van a verse involucrados, como las personas que van a participar, los recursos que se van a necesitar o los riesgos que se han de asumir. En Let´s Marketing tenemos años de experiencia gestionando proyectos y planificando estrategias adaptadas a nuestros clientes.

Hay una serie de características principales que debe tener un proyecto: 

1. Debe ser temporal: Tiene fecha de inicio y fecha de finalización. 

2. Es único: Se realiza una única vez, es decir, nunca más se vuelve a repetir. En caso de que esto pase, se estaría hablando de una «operación» y no de un proyecto. 

3. Tiene un objetivo claro: Toda la estrategia debe estar enfocada a lograr este objetivo.

4. Intervienen muchos factores: Los proyectos tienen una serie de riesgos. Además, también cuentan con un presupuesto que se debe cumplir, un número determinado de personas involucradas con diferentes roles y grados de responsabilidad. 

5. Detectar los factores más importantes: En muchas ocasiones hay servicios como el posicionamiento seo o las campañas sem, que se minusvalora y no se tienen en cuenta por su coste. Pero en la actualidad es indispensable tener ambas estrategias para que un proyecto crezca y sea estable.

¿Cómo planificarse para un proyecto?

La planificación previa es fundamental. Los modelos de calidad existentes en la actualidad ya nos advierten que no es posible una correcta acción si no existe una planificación previa. El PMI, también conocido como Project Management Institute, la mayor asociación de profesionales relacionados con la gestión de proyectos, fue quien adoptó el modelo de calidad PDCA, una metodología de gestión que tiene el objetivo de la mejora constante de los procesos. Consta de cuatro pasos: Planificar, puesta en acción, verificación y actuar. 

El ciclo PDCA ya ha sido conocido por muchos directivos a lo largo de los años, pero aún hoy en día sigue siendo popularmente empleado para contribuir, en gran medida, en la optimización de los procesos de las empresas o emprendimientos. 

Por lo tanto, una buena planificación de proyecto debe ser paso a paso, comenzando con lo más importante y definiendo de manera clara cuál es el objetivo a conseguir. Lo mejor siempre será iniciar el proyecto con un tiempo de margen considerable para así poder encajar a cada persona, recurso y lugar en el cual será realizado. Si vamos a realizar campañas publicitarias en google, debemos planear el presupuesto para sem y su estrategia.

Cabe destacar que planear un proyecto no significa tener que seguir a rajatabla lo que se ha establecido en el plan; en este mundo tan cambiante y, sobre todo, en una situación en la que se ven involucrados tantos factores, es fundamental saber adaptarse. El proceso de planificación de un proyecto es un proceso continuo, siempre sujeto a modificaciones, y el cual no termina hasta que dicho proyecto llega a su fin. 

¿Qué pasos hay que seguir para planificar un proyecto?

No es posible establecer un número concreto de pasos a la hora de planificar un proyecto. Estas dependen del sector, del propio proyecto en sí y del objetivo que se desee alcanzar. Lo único que es invariable es el orden a seguir, ya que, en cualquier caso, es imposible comenzar una casa por el tejado. 

Lo que sí se puede hacer es marcar los pasos fundamentales y genéricos aplicables a cualquier tipo de proyecto: 

1. Definir el objetivo que hay que conseguir: Es tan fácil como realizar una serie de preguntas. ¿Qué hay que conseguir? ¿Por qué se necesita el proyecto? La respuesta a dichas cuestiones será el objetivo a conseguir. Todos los participantes deberán tener clara la meta para que alcanzarla sea un éxito. 

2. Establecer el trabajo a realizar: Dejar claro todo el trabajo a realizar, así como los recursos necesarios para ello es el segundo paso a seguir tras establecer el objetivo. Al hablar del alcance del proyecto, estamos refiriéndonos a averiguar qué forma parte del proyecto y que es lo más imprescindible para que este pueda ejecutarse. 

3. Identificar los recursos, los costes y los posibles riesgos que se puedan presentar: Sin duda alguna, los recursos más importantes dentro de un proyecto son los humanos. Será importante conocer cuántos profesionales se necesitan y qué habilidades deben tener para poder realizar el proyecto con éxito. Además de los recursos humanos, los recursos materiales como el espacio de trabajo, los equipos informáticos o posibles materiales de oficina también deben figurar dentro de la planificación, así como los costes económicos necesarios. Los riesgos son otros de los factores a identificar. Algunos de ellos pueden ser posibles bajas por enfermedad de todos los implicados o posibles fallos en algunos de los pasos del proyecto. 

4. Elaborar el BRD: El Business Requeriment Documntation es un documento que recoge toda la información referente al objetivo del proyecto, al alcance y a los recursos, costes y riesgos de este. 

5. Desglosar las tareas: Un proyecto debe ser dividido en varias tareas y subtareas tangibles y medibles, todas ellas con un responsable previamente asignado. El desglose de tareas consiste en especificar qué hay que hacer y quién debe hacerlo; a más detallado, mucho mejor. 

6. Calendarización: Es en esta fase donde se establece el momento de hacer cada tarea. Aunque es posible emplear un calendario convencional, lo más recomendable es trazar un diagrama de Grant; el cual es un gráfico de barras que señala los plazos, personas encargadas de cada tarea y subtarea, el esfuerzo que se necesita para completarlas y cómo de avanzadas van. 

Este diagrama es muy útil a la hora de saber qué tareas dependen de otras; de este modo se evitará el retraso de cada una de ellas y que pueda afectar a todas las demás.

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